大约十年前，管理数字记录的成本还是很高的，以至于很多公司无力承担这笔费用。

之后随着ECM（企业内容管理）系统和数据取证解决方案的产生，企业管理者渐渐能够全面治理企业的数字信息资产。

现在，新技术层出不穷，为了追求新技术，企业大多摒弃了上个世纪的记录管理技术。旧的应用实践固然有不足之处，但仍然能够发挥作用。

贡献业务价值

好的信息治理战略的中心思想就是要为企业创造价值，比如

• 访问历史数据
• 数据分析支撑业务决策
• 企业联合、收购时需要的交易数据
• 云迁移

显然，信息治理还没有包括现在常说的合规性等功能，它主要关注的是如何为业务直接地创造价值。

培训、培训还是培训

在上个世纪，记录管理还主要依赖于员工手动的对纸质信息的分类和管理。单从这一点来看，员工培训就很重要。而现代信息治理强调的是自动分类、自动访问控制/安全、云存储和大数据分析。很多管理者因此认为，有了这些创新，就不需要培训了。

其实，培训在信息治理中仍然是不可或缺的。对于手工分类阶段的员工来说，他们需要了解分类机制，以及相关法律法规，不存储敏感信息，不侵犯用户隐私。

在信息治理中，也需要有高级管理者、法律咨询者和审计者。管理者需要了解信息治理产生的经济影响，法律咨询者需要掌握全面的数据记录，维护组织的合法利益，因为对信息的挖掘程度直接影响到组织行为的合规性。只有培训才能让信息管理发挥更大的价值。

如何保存记录

上世纪的法规强调的是对包含特定内容和具有商业功能的纸质文档的保存。这些文档现在仍然存在，只是以电子格式，存储在多个数据库和Web服务器上。

这就需要精心设计格式，使电子版的内容阅读、审查起来和纸质版无异，方便监管。监管人员可不喜欢支离破碎的记录保存。

同时，记录保存还需要包括日志数据和相关系统的元数据。这样能更好地理解数据的出处，监管人员对数据的了解也更细致。

如何处理过时信息

电子存储的成本越来越低，再加上云存储服务的价格也在降低，存储变得格外容易。企业因此存储了大量没有价值的记录。既然存储成本这么低，企业为什么还要删除数据呢?

最近一项来自Compliance, Governance and Oversight Council的调查显示，75%的受访者之所以存储了大量数据，是因为他们不知道怎么处理这些数据。虽然存储成本低廉，但是企业要付出的不只是存储成本。美国相关法律规定，只要数据是可访问的，企业就必须对数据实施保护。因此在美国，企业需要和法律咨询公司合作，保证自己的数据不被泄露。

企业一直在不断调整信息治理战略，以适应时代的发展和自身的需求。从这些技术中吸取经验是有意义的。现代信息和记录管理技术不是凭空产生的，它需要建立在原有技术的基础上，这样企业才能以最小的成本获得最大的价值。