信息爆炸迫使企业开始循环使用文件夹，并向数字化方向发展，但是这种改变不会轻易到来。

欢迎来到我们聚焦记录管理的两部曲，首先关注第一部分。在这一部分，我们会讨论记录管理的核心问题——不够现代化；我们还会关注一些公司，他们已经开始为数字化、自动化等新趋势的发展铺路。第二部分我们继续关注有关该领域未来的讨论：基于云的记录管理。

Whatcom Educational Credit Union（WECU，教育信托联盟）为满足顾客服务被迫求助于数字化记录管理。

2003年，数字化商业进程刚刚开始，分支机构仍依赖传真和电话来分享会员账户信息，导致检索相当缓慢。想要复制一份自己贷款申请表的会员需要等待二十分钟或者更长时间，等待员工查找记录。

“这很费时间，”WECU的IT经理，华盛顿州贝灵翰姆的Patti Moser表示，“你需要等着发传真，找到另一幢楼里的人，把文件放回文件夹的时候还要担心会不会归错档。将会员文件数字化就能解决这个问题。”

效率低下的问题长期困扰着记录管理界，这一领域一向不涉及尖端科技。在人们眼中，它只会吸引成天在公司地下室纠结于发霉文件夹的图书管理员，而不是精通技术、掌控复杂数据化数据的信息管理经理。但是人工运作导致的资金浪费和效率低下迫使各机构升级处理信息的方式。

这种新技术趋势也使现代化的挑战更为复杂。信息的扩散，一长串非结构数据的新格式的助力——如视频、音频和社交媒体对话——以及移动设备上和云上的数据扩散将记录管理推出了人工领域，但却没有给出实现良好管理的数字化未来这样更大的任务。“‘记录’已死，”Access System咨询公司的Steve Goodfellow说道，“现在的任务是企业信息管理，而不是记录管理。”

（数字化）计划初探

IT服务的消费者化已经渗入了日常生活的每个角落，消费者的期望也提高了筹码。因此，企业认识到了将记录数字化不仅仅是一个不错的信息管理方案这一现实。人们认识到这是关系到生意存亡的。在WECU，企业信息数字化、中心化和系统化已经开始服务客户群并满足他们的需求。

“会员们不想去楼里找，也不想等着邮件发过来（信息），”Moser说，“他们想即时获取信息。”

企业现在已经认识到了掌控自身信息的需求，因为这能够减少储存费用，增强信息管理和信息可达性，同时保证数据的高效存储和销毁。

但是数字化记录管理也给很多机构造成了困扰，因为这种工具自身具有局限性。企业的信息管理软件（ECM）是管理记录的主要软件，该软件费用昂贵，使用复杂。一旦Box和Dropbox这种基于云的文件分享公司开发出了更为简易的用户界面，他们就能动摇ECM在市场上的地位。这些新工具不需要跨过虚拟专用网循环就能实现信息分享。同时，基于云的文件分享服务已经考虑到了隐私问题，而大多数企业对记录管理的ECM软件仍处于缺省状态，有可能引发安全问题。

无纸化？没问题

数字化记录管理会首先淘汰纸张和人工两项步骤，但是像WECU公司一样，企业得到的不止这项基础收益。

据Moser表示，2003年以来信托联盟已经在纸张和相关费用一项节省了15万美元。但是更大的收益，她说，却是过程中的改善：将各种部门流程，流水线式缓慢而基于纸张的操作，转移到Hyland软件的OnBase ECM系统。将该系统应用于一些会员服务中之后，各部门开始呼吁数字化其他流程——开发内部审计工作流程，在文件中使用数字化签名以及将之前会耗费几堆纸的关键报告做数字化处理。

现在WECU整个公司都在用OnBase来处理办公后台和顾客交互流程。其他机构也开始预备流程自动化。北肯塔基州的SanitationDistrict No.1公司将记录管理数字化以求与其发展保持同步。2009年，该公司开始承接更多水管和下水管干线，其工作量和员工数量大增，实际记录量飙涨。

“每天要把工作做完就已经很费力了，更不用说还要在过程中查询、维护、工作。”记录经理Kathy Jenisch说道。

该区最先采用了Laserfiche的文件管理系统来处理记录，然后通过研磨过程和确定工作流程中责任来拓展该项目：何人何时收到文件，不断提醒相关人员任务进程中所需进展等等。“我们想要的是提供文件的中心点，”Jenisch说，“我们想要的是工作流程……这样人们就能知道轮到他们处理某个文件了。”

项目中的事情并非一帆风顺。银行并不希望将BI人员操作产生的所有分析数据都塞进新的数据集和EDW——银行想要的只是那些可视为企业资产的信息。Fenner要做一些限定，即使当前的数据所有者也更倾向于自己保留数据。“有一些团队并不愿意配合我们，”他说。“我们必须确保避免出现这样的情况。”

但是如果一切按计划进行的话，Fenner补充道，最终结果将会是这样，更为强大的数据管理可以在不影响业务部门中BI团队分析能力的情况下改善数据质量，因此仍然可以让他们提供“美丽多彩的创新和大量的业务价值。”

原先需要互相收发邮件的员工流程现在也已经实现了自动化，她说。雇员们现在能够在Laserfiche的中心资源库中找到出差请求、现金预支和费用报告的表格。关于批准、费用以及其他过程需求的表格自动会发送至员工处。

另外一个项目实现了将报告自动发送至关注现场视察的第三方承包商处。承包商现在可以即刻收到邮件报告，报告中会列出现场视察中发现的问题。以前，Jenisch说道，公共记录需要人工发送报告，非常费时并且可能出错。现在每份报告都放在Laserfiche里。这一系统与该州的邮件管理系统结合，生成邮件，邮件中附有相关报告的链接。