对任何企业来说，为审判而筛选大量文档都不是一件容易的事。

面对这么繁琐的过程，记录管理员和律师们——两个在文化上可能冲突的团队 ——必须学会如何协作和减轻电子取证的痛苦。

所谓文档回顾，是指为审判对文档进行筛选。这可能要花费几百小时的时间、动用大量律师，才能完成对金字塔般的文档的筛选。

不过，如果随着数据的增殖，类似电子取证和记录管理的流程变得更加冗长繁琐和昂贵，那么它们也就变得更加重要。据Privacy Rights Clearinghouse(隐私权资讯中心)调查报告显示，从2005到2013年，已经有超过6亿的个人验证信息(PII)泄露。像Target超市在2013年泄露了七千万客户PII这样的事件已经从根本上改变了如何管理企业信息这个话题。

Valora Technologies的总裁兼CEO Sandra Serkes认为：“这一事件引起了人们对大数据在社会，消费层次的讨论。” Valora Technologies是一家位于美国的内容分析公司。Sandra Serkes在New England Chapter ARMA上的主题会议发表了演讲。她还说：“现在的问题已经不再是你的数据会不会引发问题，而是什么时候才能引发问题。”

但是处在保护企业信息最前沿的两个团队——律师和记录管理员，经常陷入冲突。记录管理员往往被称为吹毛求疵的图书管理员，即拘于细节，过分关注关于内容保留和删除的过程和规定。而另一方面诉讼团队则缺乏远见，总是在最后时刻应对危机，而不是积极作出决策。可以这么说，他们倾向于在很少的细节规定下工作，对于与案件无关的文档一概置之不理。留一堆文档在那，却并不了解其中内容也不进行管理，这样会将公司完全置于司法风险的边缘。

分析师们一致认为记录管理已经仅仅变成了存档数据而不是在其整个生命周期中进行管理和维护。Forrester Research的分析师Cheryl McKinnon认为：“企业缺失的正是内部太过于注重业务流程结果。”

这些团队的冲突视角会让电子取证的高风险努力脱轨，除非所用方法之间的鸿沟可以弥合。“你打算如何跨越这个鸿沟呢?” Serkes在关于记录管理员和诉讼团队可以互相学习些什么的会议上提出了这个问题。

这种部门之间的分歧会给企业带来很高的风险，要解决这一问题，需要消除部门之间的鸿沟，然而，怎样才能消除鸿沟呢?这也正是Serkes在一场关于记录管理者和法律团队互相学习的会议上提出的问题。

冲突双方如何达成共识

让律师和记录管理部门达成共识是Serkes的工作重点，她帮助客户筛选企业内容，满足企业需求，包括诉讼需求。Serkes认为，其实记录管理员的工作有助于诉讼部门更好地利用数据。

“记录管理员是可以帮到律师的，”她说。

位于巴黎的Sanofi制药公司ARMA的记录管理员Heidi Bogner也指出，诉讼团队需要得到相关的培训。“IT部门拥有企业的数字档案， 因此我们花了大量时间来教他们有关保留和删除等方面的概念。保留和删除表明了文档应该保留多久以及何时应该将它们删除。”

Serkes推荐了五种方法供记录管理员选择。

1. 个人验证信息无处不在。诸多风险让企业不得不加强数据管理，防止数据泄露。记录管理员的积极策略就这一点而言非常有用。“但要做好最坏的打算，”Serkes警告道。
2. 把文档作为一个整体来管理。律师倾向于将电子取证过程看作是一种蛮力，而记录管理员则更倾向于利用这个机会对信息进行组织和分类，而不是对法律案件之外的东西完全不管不顾。 “律师需要理解信息是永远流动的并且能够理解新观念。”Serkes提到，即使文档与特定的诉讼并不相关，也仍是有用的。
3. 文档获取，保留和删除。律师对数据的“一根筋”使他们无法对内容的整个生命周期进行思考。Serkes说道：“诉讼部门对文档删除的认识不到位。”但是记录管理员可以帮助律师认识到，不按记录管理员设计的期限保管表删除文档，将来可能会带来大麻烦。
4. 权衡现实。记录管理员可以向管理层和律师展示如何做成本效益分析。他们可以通过评估公司尚未准备的潜在违约成本来协助量化他们工作的投资回报。他们还可以展示如何处理离群值，峰值内容问题处理等等。
5. 长远的眼光。记录管理员需要告诉诉讼团队，如何在妥善处理司法问题的情况下管理内容，并开始把文档看做是必须在持续基础上谨慎保护和管理的企业资产。

虽然很多诉讼团队已经开始了解到保护，培养和管理数据的重要性，但纽约Kiersted Systems LP的顾问Michael Landau还是认为，教育是一个持续的过程。“还有一系列知识有待学习。”