SharePoint系统可以选择比较随意的环境，在这个环境里，业务用户可以有很大的自由度建立协作工作区，并且不需要企业采取强硬措施做协作监督。在一定程度上，这是企业协作的本质：给用户工具，帮助他们更有效地一起工作，然后确保他们真正做到这一点。

但是给用户太多头绪可能会带来问题：数据不一致，不可访问的文档，不可管理的协作记录和可能出现的合规性问题。挪威电信运营商Telenor集团亲身经历得到的经验教训，这些经验推动他们实施了新的信息和记录管理项目，设计用来为SharePoint系统建立更多秩序。

Kare Friestad是一名第三方咨询顾问，他说：“Telenor公司吃了不少苦头，系统失控，数据质量变糟糕。”Friestad帮助Telenor实施SharePoint记录管理项目，他向TechTarget记者透露了这其中的一些细节。

Friestad说，我们的目标之一就是为SharePoint设置相同类型的策略，因为Telenor还部署了其他系统，包括信息治理、所有权和标准等。他强调说：“SharePoint在治理方面有些问题，不过它非常灵活易用，你可以用它做任何事情。”

SharePoint控制不足

Telenor公司的用户已经用协作软件做了很多事，从2008年系统推出到现在已经建立了超过2.1万个SharePoint站点。Friestad表示，虽然站点创建并不是集中管理，但网站上的许多内容本质上都是控制在个体用户手中的，而不是官方所有者。没有共同的数据分类或者网站结构，信息和记录的保留与否留给用户决定了。

Friestad说，按照新办法，创建和删除SharePoint站点是通过自动化工作流过程管理的，站点结构需要基于公司级标准元数据分类进行。此外，所有内容都必须有一个指定的所有者，拥有管理信息整个生命周期的权限，包括应用程序保存或处置记录的留存时间表。Telenor公司12个业务单元的负责人现在已经对他们运营范围内的信息整体治理负责任了，信息治理委员会也帮助做更广范围的监督。

作为部署治理策略和记录管理策略的一部分，Telenor要升级到新版的SharePoint 2013，但从现有协作系统来的数据将不会自动迁移到新环境中。这项任务过于艰巨，相反，该公司让用户自己选择想把哪些数据迁移到升级后的SharePoint系统中，形成新的元数据和治理指导。

法律部门对于SharePoint利用转向更严谨的控制是非常支持的，但是Friestad说有一些来自其它业务单元的推脱，他们把新需求看作是不必要的负担。但是，现在“用户们似乎接受这一点了。他们没有别的选择，有规则需要遵从，你需要坚持做下去。”

记录管理工具

Doug Miles是AIIM公司市场情报总监，他说在SharePoint首次面世时，通常会导致跨用户组织中各种协作站点之间的“一场内容碎片噩梦”。但是，微软公司从SharePoint 2007起就已经在协作平台中构建了入门级的记录管理功能。Miles说：“SharePoint提供了足够的功能，尽管记录管理工具比较初级，但总比没有强。”

美国核保险公司（ANI）使用SharePoint做协作和文档管理，Daniel Antion是该公司负责信息服务的副总裁，他说他还期待使用软件的记录管理工具。ANI公司为核电厂提供保险服务，目前没有记录管理系统。但是Antion说他希望选择一套系统，让员工开始思考如何区分需要良好管理的文档和有资格作为企业记录的文档。

例如，ANI需要确保保险政策资料和检察员们准备的报告都能妥善保存和保护。Antion说，检查报告现在都是以电子形式创建和保存在SharePoint中，没有留纸质副本做备份。他还说，他们以前都是存储在为文件共享中，但是由于采用了SharePoint，记录都电子化了。这些资料从诞生起就是电子的，后续保存也都是电子化的。