企业数据正在呈现几何倍数的增长趋势，数据增长是一把双刃剑，因此企业必须要制定必要的信息管理策略。

信息治理（IG）是公司管理信息要遵守的规章制度。它在简化信息管理、降低存储成本、确保信息合规的同时，保证了信息的可访问性。IG比文档管理要复杂得多，主要功能是帮助企业文档化其RM过程，包括从数据采集到销毁的整个过程，此外IG还有助于保持数据的兼容性。

因为涉及范围更广，信息管理策略的制定也更为困难，这一点毋庸置疑。信息量庞大是其中的一个关键原因，这给信息内容的综合分类带来了挑战，因为要确保信息可寻。这就是对信息可访问性提供支持的工具为何如此重要的原因。作为基石，信息内容管理工具包括：内容体系结构——规定了应该如何管理和发布信息内容；元数据——描述一个特定数据集合的定义信息；分类法，理论上提供一个独特的、符合逻辑的、直观的分类体系，可以被看做内容分类“水桶”，便于数据的检索和分析。

因为在今天的现代商业范畴中，信息治理提供了一个很好的机会，许多技术供应商——从文档管理到电子搜索供应商——想要踏足该行业。但软件本身并不足以带来成功的IG。管理策略让信息内容更容易被访问和操作，而技术的提升让这一切成为了可能。

一加一大于二

信息管理策略的一个关键组件是信息采集，属于记录管理领域。但为了RM的正常工作，必须要捕获适当的信息。这要求信息管理策略对于用户具有简单易用的特点。

不幸的是，从科技公司到非营利组织广大范围内的所有企业都面临着同样的问题：他们并不知道全部信息的所在。这并不是因为人们尚未认识到信息需要保存和保护，而是由现有系统缺陷和太难使用造成的。

举一个例子，在与金融机构合作的过程中，我的咨询公司发现法律顾问办公室（OGC）将协议存储在很多地方，且存储得杂乱无章。原因是多方面的：

使用网络共享驱动器，但已达存储上限，不适用于电子邮件。

使用电子邮件收件箱，但存储电子邮件数量已达上限，没有足够的空间接收新邮件。

使用PST文件来解决邮箱问题，但是找地方存储这些文件非常困难。一旦文件所有者离职，那要想找到其之前拥有的文件无异于大海捞针。

SharePoint可以作为一个解决方案，但培训不充分和OGC的业务需求配置的特异性，让这个选择显得不怎么明智。

这个公司已经焦头烂额了。RM（以及接下来的IG）是不可能成功的，因为员工不能定位那也没有通过电子邮件传播的信息。该公司首先要做的是解决这些问题,让信息更容易获取。一旦相关信息内容成为采集过程的一部分，那对于信息的组织也将变得相对容易。

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