基于云的ECM（企业内容管理）系统来替代本地软件，已经成为许多组织的必然选择。

Lawrence Gianneschi是美国纽约消费类产品公司的法律信息与技术经理，他并不想承担公司ECM系统和硬件的管理工作。转到基于混合云的ECM，就意味着公司可以避开使用本地技术时所遇到的前期IT成本问题和管理问题。

Gianneschi说：“我希望抛弃供应式业务。”

对于那些人力分散到各个位置但又需要随时访问信息的公司而言，云ECM越来越有吸引力。但是，市场还需要一定的时间才能赶上用户的需求。

事实上，在过去几年里，ECM市场用户已经开始减少使用文件共享应用程序，因为他们很容易访问协同信息和论坛，尽管这其中有一些安全问题。其他非共享型公司软件因为易用性差，发展也步履维艰。ECM供应商非常重视这些变化，并且开始开发一些有远见性的企业内容管理技术。随着移动设备、社交媒体和云计算的增长，供应商各自的结构在不断地变化。ECM软件最终将开始满足用户的需求，而前景最看好的可能就是混合云。

混合云支持传统ECM功能，更方便远程工作者访问，也比标准文件共享技术更加安全。它们提供了一个集中管理位置，工作者们可以在任意位置共享和编辑文档，同时还支持版本控制、工作流和审计跟踪。它们将敏感企业数据保存在防火墙之后，保证不被窥探。它们还支持通过文件同步实现记录管理和灾难恢复，而且这些应用程序的用户界面通常比之前的技术有很大的改进。总之：它们实现了更简单易用的标准ECM功能。

许多行业专家将混合云视为ECM的未来，它解决了任意位置安全性和任意时间协同的需求。而且，现在已经有数字支撑这个远景计划。根据Radicati Group Inc.在2013年5月发布的报告，整个ECM市场预计从2013年的52亿美元增长到2017年的93亿美元。此外，TechTarget网站的2013年读者调查显示，在ECM的最关键问题上，有1/5的受访者表示正在部署了管理基于云的ECM。

Forrester研究公司分析师Alan Weintraub说：“在混合云成熟之后，它将成为许多公司的正确选择。它将成为主流。”

全面ECM

在2010年之前，Gianneschi的公司法律部门还没有使用内容管理系统，它需要通过管理文档来管理所有与法律事项相关的信息。此外，它还需要一个集中位置，分布在全世界33个办公区的200名律师可以通过版本控制和文档跟踪在这里共享文件，然后给文档管理集成其他重要的工作流，如电子帐单、记录管理和法律事务管理。

混合云集合了两种环境的内容管理优点

Gianneschi说：“我们需要有一个更方便律师们协作的地方……同时打破信息孤岛。”

Gianneschi的团队希望用一种全面的方法来管理内容，避免人工操作信息，从而实现更好的企业搜索。此外，一个能够共享信息的系统也能够支持更好的记录和信息管理。

这家公司需要一种能够集成各种后台系统并在这些的生命周期里管理这些信息的ECM技术。

Gianneschi 说“无论我们选择哪一个系统，它都需要整合我们的IT管理系统和法律事务管理系统，同时提供一种记录管理解决方案，这样我们可以管理所有的法律事务。”

一体化是平台选择的关键因素

Gianneschi的公司选择了惠普Autonomy的云ECM软件，其中部分原因是因为这个软件能够整合IBM的Lotus Notes及其他重要系统，如法律事务管理和IT管理系统。惠普的ECM产品并没有伤害其他系统。

他说：“我知道，市场份额决定了Autonomy一定能够很好地与这些公司的产品相融合。”

企业内容管理软件的基础结构正在发生变化。

对于美国纽约专门处理劳工理赔的ROM Reinsurance公司而言，集成其他系统也非常重要。ROM总裁及CEO Marianne Petillo指出，公司选择Hyland Software，是因为它可以整合ROM的理赔系统。最终的结果是完全不需要在理赔系统和文档管理系统之间人工输入数据。现在，一个系统的信息可以通过理赔记录号直接输入到另一个系统中。

Petillo指出，它可以减少人为输入错误，同时也能保持不同系统之间数据的一致性。

她说：“如果系统宕机，而员工又无法进入镜像系统，这时如果有一宗合同索赔事件出现，ECM就完全不知晓，反之亦然。但是，如果系统接入了这个系统，那么我们就不会遇到这个问题。”

再看看美国洲际酒店集团。该集团中，集成一直是他们考虑的主要问题——也是他们在2011年4月选择购买和部署Alfresco One软件的一个重要原因。

当时，这家公司有许多的系统，其中包括SharePoint、Hummingbird、SpringCM及其他一些处理公司文档的系统。

洲际酒店集团应用开发与集成主管David Simpson说：“我们已经从专利产品中迁移出来了”

除了有支持第三方内容访问的云软件，Alfresco One特别吸引人的地方是它的开放源码和稳定的应用编程接口（API）。现在这家公司可以给Alfresco提供许多后台系统的接口。

例如，这家公司使用Salesforce的Force.com来调度关于内容的网站访问。通过使用Force.com提供给Alfresco的API，应用程序就可以存储与内容访问相关的文档，然后这些文档还会存储到Alfresco中。Simpson强调说，在系统之间共享信息是“极其重要的”。

应对灾难事件

物理灾难可能威胁公司数据，基于云的ECM则成为消除本地数据丢失风险的真正良方。

ROM Reinsurance的Petillo说：“在经过9/11事件之后，又来了桑迪飓风灾害，我们很担心这种事件会再次发生。ROM的云ECM软件使员工在灾难期间能够在室外工作，为企业内容管理系统中的数据提供至关重要的业务持续性。”

在2012年，ROM也遭受了桑迪飓风的破坏，它的办公室被淹没在13英尺深的水下。ROM员工在超过5周时间里没有地方工作，而他们需要访问理赔文件及其他数据。ROM有近90%的关键业务数据位于一台内部物理服务器上，它运行着Hyland Software的OnBase本地企业内容管理系统。

在风暴袭击之后，救灾恢复工作持续了三天时间。他们的目标是尽快让员工回到工作岗位上来。RPM将服务器硬盘送到Hyland Software，然后试用了Hyland的OnBase Cloud软件。

Petillo指出，在发生灾难事件时，备份、站外数据和可访问性是安全性的“另一层保险”。而且，由于没有前期硬件成本，也没有在内部维护OnBase服务器的维护成本，所以这些方面可以抵销一部分费用。

Petillo说：“它比按月支付费用稍微高一些，但是我们认为它带来的安全性物有所值。”