在无纸化和数字化的进程中，企业既能提高效率，又能实现环保，他们正在采取措施改善工作方式。

非营利性组织律师无国界向全球冲突不断的国家派送律师。但是在其存储关于客户的敏感文件共享服务平台遭侵入后，律师无国界需要更加严密的文件管理安全体系以保护其数据、客户和律师。

律师无国界（简称LWOB）总部在美国纽黑文市，是一非营利性组织，为充斥不稳定证券和人权虐待问题的危险地区提供法律顾问服务。但是他们不能随身携带纸质文件，也不能使用基于云的企业内容管理（ECM）系统。

“我们需要确保的绝对安全，”LWOB创始人Christina Storm说道。“如果文件落到坏人手里，后果会非常严重。”这一机构需要一个能实现文件安全同步和分享的应用，牢不可破但又方便律师使用。要找一个这样的应用是很困难的。

安全是驱动无纸化办公室的重要因素之一。企业在尝试消除浪费，降低费用，开发更高效的工作方式。淹没在纸堆中的企业和挣扎在数字化ECM系统的企业都遭受着效率长期低下的困扰，包括项目组织不善和透明缺失，文件安全性脆弱，备份和文件销毁不力以及低效的员工分工合作。

“放弃纸张办公就可以简化流程，”Laurence Hart，Word of Pie的顾问说道，“企业并非仅处于无私放弃纸张，他们是为了改善工作方式。”

但是在摆脱纸张的过程中有一个脱节：AIIM的“无纸化办公2014”调查，传递了实战中最新信息，这一调查囊括了450名回答者，其中68%的人认为不再能接受“纸质化办公”，也有21%的人说自己的用纸量还在增加。44%的企业只完成了无纸化进程目标的10%，还有23%的企业仍未实现任何进展。

基于云的应用

LWOB尝试使用基于云的同步分享文件应用之外的途径，但是毫无进展。除了通过托管服务商进入其遭受侵入的共享服务平台入口，LWOB还尝试了FTP，但是处于偏远地区的员工仍需登陆LWOB防火墙背后的服务器，这在带宽不够的国家有可能非常困难，速度慢，还有可能根本无法实现。该机构还出师不利，使用了另一基于云的文件分享服务。因此，LWOB最终决定适用Intralinks VIA，一项基于云的同步和文件分享应用。

对于创始人Storm来说，这一应用灵活机动，让处于偏远地区的员工能够不分地点地调取自己的文件，还能在文件或文件夹层面提供细粒度许可。“如果你没有查阅文件或文件夹的许可，就看不见这一文件或文件夹，”她说。这一应用还会在设备五分钟无操作自动退出用户账户。

另外，Intralinks使得LWOB得以实现敏感文件的使用周期，使用周期结束后销毁文件，规避了永久存储带来的泄露风险。Storm说这能让律师们认识到云端不是永久储存文件的地方，公司内部服务器能够进行此类存储。

虽然企业对于基于云的服务疑虑不断，Storm说，她受邀参观Intralink的伦敦办公室，体验到了其透明和安全水准，使企业能够更乐意走上云端，远优于传统ECM或者其他云端应用。

“这是一个我能见到真人，看到他们办公室内部实际安全水准的云端程序。”Storm说道。

传统ECM软件

虽然传统ECM软件被用户诟病为不直观又难上手，一些企业还是通过使用ECM软件淘汰了纸张，提高了流程效率。美国Thrifty White Pharmacy公司在中西部有超过80个分店，数字化进程达到了减少错误和提高配药速率的效果。

中部地区的一家Thrifty的配药流程依赖纸张，将病人和药物信息通过手工准确录入工作量繁杂。因此，Thrifty使用了Hyland软件的OnBase这一传统ECM软件。

“如果有拼写错误和配药错误——任何错误，都要把标签撕掉，更新程序并重新开始记录。”Thrifty高级方案工程师Michael Brown说道。Thrifty为OnBase创造了一种电子表格，这样就能实现标签输入和查阅的电子化，使药剂师能够在打印前再检查一遍表格中的信息，他说道。通过配药过程的数字化，“配药点的日配药量几乎翻了一番。”Brown说道。

虽然Thrifty的用户群接受过培训如何使用OnBase，但是在将手工过程转化为电子过程中还是出现了障碍。Brown表示，要实现这一转化，需要让人们意识到电子化之前的效率低下优化工作流程。

“我工作的一部分就是坐下来询问用户今天都干了什么，”他说。“他们会告诉我他们喜欢什么软件的哪些特点，而不会告诉我他们是怎么完成每项任务的，但这正是我需要知道的”，这样才能够实现OnBase上的工作过程。

更好的工作产品

基于纸张的过程也为信息恢复带来了困难。

Joseph Montgomery是总部在费城的Montgomery法律有限责任公司的律师，对于他来说，拥有一个能够标注并将文件数字化的扫描仪彻底改变了他准备案子的工作。他的客户是残疾儿童，他们的教育记录有时候能达到几百页纸。但是Montgomery现在能够使用元数据标注文件，这样他只需搜索关键词，例如“霸凌”“帮助”等词就能找到相关文章，不必手工处理堆成金字塔的纸堆，就能实现更精细的案件准备。Montgomery之后还会采用一系列新阶段，可以用于搜索文件。

最大的区别不是节省时间，Montgomery表示，“不在于几个小时的时间，而在于整个工作质量的提升。”

留住数字化

虽然企业正在向无纸化办公室方向发展，还是有许多障碍将人们禁锢回纸张时代。其中一个重要障碍就是数字化签名技术的缺失。如果企业没有将签名文件数字化的工具，用户还是需要重新回到将文件打印出来，签好名，再扫描文件的流程，这会让数字化的努力付诸流水。要想让企业更接近无纸化目标，就需要解决数字化签名的问题。“我们需要达到数字化信息从产生到结束都一直数字化的目标。”Word of Pie的Hart说道。

还有一个障碍是用户。Brown表示，向数字化转化的过程对于以前的工作方式来说是一项很大的转变。“人们都口是心非，其实大家都不喜欢变化。”