员工们早上上班后，很少有人为使用微软SharePoint入口管理文件而高兴。在为文件作标签以备以后的方便检索之前，他们还得喝上第二杯咖啡才提得起精神。使用SharePoint是一项走迷宫一样的工作，甚至对于精通IT的用户也是如此。

但是微软置于Microsoft Office内部的企业生产力应用锁在SharePoint也有。虽然SharePoint“在任何领域与行业最佳的单一功能产品相比表现都不突出，”许多企业还是接受了SharePoint，Jeffrey Mann，Gartner公司的调研副总裁在2013年Gartner研讨会/IT博览会上说道。

如果这看起来与SharePoint如今在企业内容管理（ECM）市场中的角色相悖，那么考虑一下以下数据。根据AIIM的报告，“SharePoint观察2013：云计算”。超过600名回应者中，57%的人表示他们使用SharePoint作为首选ECM系统，   且有进1/3的人表示他们只使用SharePoint。但是根据Protiviti的2014年IT重点调查，有将近一半的企业依赖IT处理SharePoint的运用、配置和投入使用，还需要对业务使用者进行培训。这就可以算作一种可用性缺陷：SharePoint在企业的工作流程中地位牢固，但其使用也相当麻烦。

 “我喜欢SharePoint的日历功能。但是当反复使用文件工作时，跟其他解决方案比，SharePoint就显得比较麻烦。”Dustin Bolander，美国技术咨询公司，Technology Pointe的技术副总裁说道。Technology Pointe使用SharePoint，但是Bolander表示在传统的ECM功能方面，他更倾向于其他工具，比如ECM市场中的新秀，M-Files。

M-Files基于工作场所和云端，不需要大量行政性辅助来进行文件的分类、上传和检索。“使用SharePoint，还需要手动管理，”Bolander说道，“但是用M-Files，我就不需要再建构结构或者元数据，而只需要表格标签，并且M-Files还能实现让不同的人通过不同方式查看数据。”

SharePoint何时能做到“算”足够称职

对于美国Cliffs自然资源公司的员工们来说，他们已经熟悉了SharePoint的应用和交互。直到最近，SharePoint还是缺省管理应用。该公司使用SharePoint管理其内联网、内部文件（如人力资源）和面向外部的网站。Cliffs公司是开采铁矿石和煤矿的国际性公司，目前公司正在实施一个项目，开始将大量文件从SharePoint向Hylandu案件公司的OnBase ECM系统转移。Cliffs公司正在突破存储限制和SharePoint的管理问题以求发展。

 “SharePoint是我们的崩溃点，”Bob Weiser，OnBase的高级管理人说道，“我们的主要网页应用有350Gig大，即使最佳的SQL服务也满足不了这个大小。我们正在试图达到这样一个目标，即我们知道有什么，并且知道他们所属的位置。”

但是这与“第二十二条军规”一样自相矛盾。在企业试图弄清楚文件内容和文件归属的时候，就必须跋涉过SharePoint的积年沉积的泥潭，清除混乱，恢复秩序。

 “【SharePoint】成了垃圾场，”Patricia Kackley，Clif自然资源公司的企业内容经理说道。“没有管理，没有控制。”SharePoint的无序蔓延在使用SharePoint的公司中随处可见，文件处于距离遥远、无法确认的位置，且几乎没有管理，无人认领。根据Docurated2014年对100个机构作出的研究，60%的企业表示企业内容的增长率维持在最低100%的速度，加重了SharePoint的无序蔓延。

此外，OnBase为企业提供了在不破坏员工现存习惯的前提下改善工作流程的机会。Weisert和Kackley将在下一年清理SharePoint文件，并将其他文件转移到OnBase上，设置应用编程界面（application programming interfaces），直接连接到实际存在于OnBase中的文件。这样，习惯了在SharePoint环境下工作的3000活跃用户就能通过熟悉的应用编程界面（APIs）找到文件，Weisert说道。

 “打印工作秩序在Onbase中更容易分类和管理，”Kackley表示，“员工可以根据不同的标准搜索发票，包括购买订单号，发票号等等。”但是如果员工更习惯操作SharePoint的话，他们也能在SharePoint中找到这些文件。

 “我们尝试建立一个用户可以居住的界面。在这里，人们居住在SharePoint中，”她补充道。“所以我们为他们提供入口或者视角，努力实现商业解决方案与日常行为的无缝链接。”

Cliffs公司使用的是SharePoint2010版，所以它还需要升级到SharePoint2013版。但是在实现恢复内部文件管理秩序之前，公司不会进行升级。Weisert表示，如此习惯于SharePoint的用户群是很有问题的，因为他们有足够的知识加重蔓延，却并未经受管理训练控制这种蔓延。

 “最大的挑战之一就是将用户使用了这么多年的城堡钥匙拿走，”Weisert说道。

 “我们必须对其进行管控。”Kackley明确表示。

搜索是症结所在？

虽然其他企业也在适用SharePoint，他们也承认要花大力气才能实现SharePoint的良好运营。如果用户不知道怎样给合适的元数据作标签，管理内容，SharePoint也会很容易变成现在Cliffs自然资源公司正在应对的泥潭。

Sam Fields是美国Netrepid公司的副总裁，该公司是IT基础设施和应用程序服务提供商，表示他的公司使用SharePoint是因为其核心文件管理和协作功能。

 “SharePoint在将所有内容都归到同一处上表现出色，其他应用都在关注随时最新版。”他说。文件集中，审计跟踪和协作能力对于像SharePoint一类的ECM应用来说是重中之重。

但是Fields还说到了其他特征，例如搜索和元数据分类使可用性变得更加复杂化。“我一直没有掌握如何将SharePoint搜索的功能最大限度的发挥出来，”Fields说道，“搜索可以用，但是还需把它与元数据准确标记。”

总的来说，SharePoint不是个设置好就能直接用的应用，这也是用户们抵抗使用或者使用类似系统代替的原因。SharePoint像孩童一样需要持续的关心和喂养。完整的标记和准确分类需要对用户进行培训——还要理解企业业务工作的流程，以实现SharePoint构架的准确规划。

某些特定任务需要精通业务，也无法外包。“这是顾问们将SharePoint引入特定机构时遇到的一种挑战，”Netrepid的Fields说道。“我们无法为用户分类。”