如今，企业比过去任何时候都要处理更多的内容。

这时，可伸缩、无限可用的云计算为企业内容提供存储就显得格外诱人。很多组织都面临着基础设施的处理能力和存储能力受限的问题。事实上，基于云的ECM（企业内容管理）技术就可以解决这些问题。不过现实情况因人而异，主要取决于公司需求。

组织在权衡是要在云端管理所有的企业内容还是部分企业内容的时候，需要确保自己的目标与数据中心之外的内容管理现状相一致，同时要考虑到组织的需求。

以下是公司采用云ECM技术之前需要考虑的五个方面：

公司的需求

ECM软件难于选择，一部分原因是因为市场本身就很混乱。企业内容管理供应商提供了很多ECM产品，但彼此差别却很大。

例如，云供应商的服务覆盖到了内容管理的每一个维度，从存储到编辑工作流的生命周期管理。很少有供应商能够提供如此完整的服务。当然，你也不需要有很多供应商都能满足公司需求。因此，第一个问题就是：如何结合公司需求选择匹配的供应商。

比如在内部部署软件方面，云供应商就大不相同。两个供应商可能提供相似的技术，但采用的却是截然不同的建模。例如Google Docs和SharePoint都提供基于浏览器的编辑工具，但用户会有所偏好，比如线下编辑能力、用户同时协作编辑文档的功能。或者相对于倾向类文件共享体验的Dropbox，Box的大量内容管理方法或许效果更佳。Box和Dropbox都是ECM系统，不过它们的关注点在于文件共享。

总之，要首先明确需求，再寻求能够满足需求的ECM软件技术。

内容存储位置

云产品随处可见。供应商称你可以从任何地方获得想要的内容。不过前提是你的需求要适合特定的配置文件。

• 数据位置。考虑到行业因素、当地法律和简化有线的数据物理传输，数据的位置很重要。在某些行业，数据的存储和管理方式都有严格的规定。制药行业和政府相关行业没有采用云产品，部分原因是希望通过存储位置实行控制。那么，存储你的数据的数据中心是放在美国、欧洲、印度还是中国呢？还是实行多地存放呢？
• 速度。速度也是一个考虑因素。这就要考虑你的行业和地理位置。如果你把数据存储在北京，那么香港分公司的最终用户在检索文件时会获得怎样的体验呢？检索和升级的速度可以通过内容交付网络来提升，比如缓存或地理复制内容。但是要考虑到成本和引入控制问题。另外，在非事务、只读条件下，速度会更快。
• 用户控制。最后，在选择云基础ECM供应商时，需要了解你对存储的内容有多大的控制权。大型供应商会直接控制他们自己的存储，为用户提供选项。一些小型供应商则依赖于微软、亚马逊等云平台供应商，即便它们自己也没有控制权。

存储

基于云的软件价格基本包括两个方面：用户的数量和存储空间。其中用户的数量相对容易计算和控制。存储空间是个难题。

长期以来，企业从EMC、惠普和IBM等供应商购买大量存储能力。然而即便是个人用户也发现了这种存储的不足，由此催生了低成本的主流的存储设备，比如USB连接的硬盘驱动和网络连接的存储应用。数据中心的人员就不必再关心存储空间的问题了，存储成本低、易用、易添加。内容移向云端之后，存储虽然仍易用、易添加，但成本变高了。所以计划未来的存储使用就变得至关重要。这样才能确保云基础的ECM现在，乃至以后都能够发挥作用。

生命周期管理

生命周期管理描述了ECM软件如何管理内容，从产生到处理（或删除）。企业产生的很多数据并不需要严格的管理。但有一小部分数据，由于法律或政策的规定，需要有效地管理，保证内容的完整性。

这实际上要求你从头至尾了解你买的ECM软件是如何处理文件的。例如，这项技术是否提供版本支持（保持日后该文件的所有更改）？个人使用的供应商工具记录会不会更改、或者以其他的方式影响文件（比如下载、编辑和删除）？你能否将工作流程自动化，一段时间后再回顾内容（比如三年后回顾还能获得文档路径）？

不是所有的供应商都能够让你管理自己内容的整个生命周期。一切依需求而定。

数据迁移与管理

在将内容移向云端的过程中，你需要请第三方来监管。这基本相当于购买一个存储柜：你租用空间，把你的内容放入存储柜。但是接入问题很重要。你能不能在夜里访问数据？供应商破产了怎么办？如果发生纠纷，提供者能否关闭你的存储柜，不让你访问自己的数据？

这些都是你在选择ECM云供应商时需要考虑的重要因素。像位置关系，或者其他所有问题一样，从ECM供应商中控制数据很重要，即时你只是简单的更换了供应商。最简单的解决方案是使用Dropbox这样的供应商存储几GB数据。就企业规模来说，我们可能会处理几TB的数据。通过公共网络迁移那么多数据，不仅增加了风险，而且耗费时间和资金。

你最终会迁移数据。所以在和供应商最终合作之前，你需要和它做出完善的数据迁移的计划。

结语

将内容管理移向云端，可以减少基础设施负担、扩大对数据的访问（尤其对远程员工来说）和潜在的降低ECM软件的总体成本。但在采用该技术前，还有很多东西要考虑。本文在这里罗列了一些要点，难以详尽，希望能提供参考。在下一篇文章里，我会从基本理念、存储空间、价格、数据中心的位置和一些细节方面对比SharePoint Online和Box。