现在，越来越多的企业采用ECM（企业内容管理）软件来简化工作流程，Gartner和Forrester的分析报告可以帮助企业评估最新产品。

信息和图像管理协会认为，ECM软件可以为公司“捕获、管理、存储、保存和交付与业务流程有关的内容和文件”。

通过ECM工具管理内容，公司可以实现更轻松的沟通与协作、信息之间的共享和更容易的定位，因为信息就保存在中央位置。但同时，一款ECM工具当然无法满足组织的所有需求，这就需要搞清楚组织的需求是什么，每款工具的竞争优势在哪，这样才能找到最适合自己的ECM工具。

Gartner魔力象限：TOP 6

Gartner2013年9月发布的《企业内容管理魔力象限》报告涵盖了一个ECM套件的主要组件，包括文件管理、图像处理应用、工作流/业务流程管理、记录管理、页面内容管理、社交内容和数字资产管理与电子邮件管理等扩展组件。

Gartner分析了23家收益、产品和市场需求都能满足条件的供应商，将其分入四个象限。评估供应商的标准在于它销售和支持自己产品的潜力与能力。Gartner评价IBM、Microsoft、Hyland、OpenText、EMC和Perception6家供应商为杰出表现者。

 

报告指出，每一款工具都有它的长处。IBM、Hyland和Microsoft的产品能够和自己的其他应用良好地集成。Microsoft围绕SharePoint创建了一套生态系统，使其更容易与其他工具集成。Hyland应用了Application Enabler技术，它的ECM可以和其他公司的资源管理系统共用。IBM和Perception在软件易用性和以客户为中心方面都表现出色。OpenText靠其新产品和服务脱颖而出，主要包括社交协作、企业文件同步与共享工具。

但即便是这些表现杰出的公司也有缺陷。IBM、OpenText和Perceptive的产品冗余总是让客户一头雾水。Microsoft产品的可用性和舒适度还有待提升。Hyland的挑战在于扩展地理信息功能，增加云产品供应。EMC需要考虑在增加的云交付选项上节省成本。

Forrester: TOP 13

对ECM供应商的评估还有Forrester，《Forrester Wave：2013年第三季度企业内容管理》调查报告主要从三方面评估厂商：基础（即记录管理、存档、工作流），业务（即文档管理、团队协作）和事务处理（即电子表格、客户沟通管理）。

最后评定的13家供应商在四个领域功能强大，而且在一个ECM套件里都提供了大多数组件，比如文档管理、文档成像和记录管理。这些企业都提供了信息技术管理，呈现了销售和客户满意度记录。

Forrester表示，供应商的大多数都既是业内领导者，也是激烈竞争者。EMC、IBM和OpenText在所有领域都处于领先地位，为寻求一个供应商的软件的客户提供一站式解决方案。其余的工具则各有千秋。

惠普收购Autonomy之后，ECM能力有所增强，但报告指出，惠普在成像和企业管理能力上的不足成了它在事务处理方面的掣肘。

Oracle和Microsoft在处理业务内容方面都很强大，然而Oracle在事务处理领域，Microsoft在成像和输出管理技术上处在落后的位置。

Hyland、Newgen、Perceptive和Xerox公司在团队协作、记录管理和移动计算这些代表着ECM发展方向的领域表现出色，但它们在全球范围内的影响力不够，未能跻身行业领导者。

Unisys和M-Files提供细分的服务。Unisys专注于事务性内容的解决方案，M-Files为外部监管机构提供ECM。第13家公司是Alfresco，它擅长的领域是基础和业务内容，不包括事务性内容。因为提供的产品较少，这些公司被分到表现优秀者，或者叫竞争者之中。

如何选择

那么，哪种ECM软件是组织的最优之选呢？供应商需要把没能上榜的工具打折处理吗？对此，Real Story集团的高级分析师Apoorv Durga表示，完全不必。

“根本没有‘最好’的工具，适合他的工具未必适合你。所以关键是了解自己的需求。擅长文档管理的工具未必在记录管理方面有同样的能力，反之亦然。”

Durga建议了解自己的需求，比较不同的产品。主要比较产品的功能和技术。

“由于部署和使用需求因用户而异，所以即便是很具体的一个方面，比如文档管理，不同组织的看法也不尽相同。”