2013版本的SharePoint平台库能够让用户在真正开展协作时不再需要依赖于IT部门的协助。对一般用户来说这是很好的，但是这种效果也会将错误放大，减少平台新特性的实用性。

文件夹层次与SharePoint扩张

对于保证信息库的秩序，将公司现有的文件夹层次转移到SharePoint库是没有意义的，它只会加剧SharePoint扩张和组织混乱。将文件共享整体转移到SharePoint库将会弄巧成拙。

没有什么东西的破坏力能与SharePoint结构相比。首先，文件夹层次包含一些逻辑上静态且晦涩的元数据（关于不同文件夹之间的相互关系）。其次，嵌套文件夹会严重破坏SharePoint及其关联SQL Server的效率。而且，文件夹及URL长度指定了数据的最终存储位置（这些URL有大约260个字符）。

SharePoint库的设计目标是通过元数据在一个库中为用户实现一站式文件对象管理，它作用于元数据定义的不同视图来让用户了解数据的组织含义。一个SharePoint库会变成多个虚拟文件夹；系统性能不会受到影响，反而得到增强，修改数据结构也更加容易。要正确和统一地标记库的项目，需要很多规定。

在SharePoint 2013中，标记变得更加容易和更加重要。定义元数据的词汇存储（Term Store）现在已经得到增强，而且标记还提供了更多优点：词汇存储让用户能够浏览基本信息。它的缺点是，如果不熟悉词汇存储，那么你会更难发现这些信息。

如果必须在库中使用文件夹，那么一定要尽可能保持文件夹层次的扁平。

选择还是查找？

SharePoint 2013提供了几个标记列表项目的方法：选择字段、列表查找和企业元数据分类。

• 选择字段（Choice Column）只有少量的选择，是标记选项有限且不会经常变化时的首选方法。
• 列表查找（List Lookup）更适合用在数据量较大且要求有更大灵活性的情况下。当项目属于非正式修改时，这是最高效的选择（很难用元数据分类选项处理）。
• 企业元数据分类（Metadate Taxonomy）一种在整个组织中共享信息的蓝图，当定义项目的标记选择本身有层次特性时，最好用这种方法。此外，当标记项目的选项需要共享到整个组织并需要更快速发现时，这也是最佳选择。

让用户摆脱桌面束缚

默认情况下，SharePoint 2013会将用户的Office文件存储在My Sites库文件夹中，而不是桌面主机的硬盘上。用户应该采用这种新实践方法。它不会产生多份文件副本，也不会后续同步的问题；它允许文件方便标记和共享；它能够用SharePoint的维护机制保护这些库文件；然后它可以方便地把这些文件提交到工作流过程中，完全不需要额外的步骤。

但是，让用户不再将文件保存到桌面电脑上，说起来容易做起来难。工作人员很依赖于他们的文档和文件系统，而且在他们自己的个人电脑保存文件也有归属因素。将文件保存到SharePoint的集中知识库中，要求他们能够在心理上接受。他们需要理解将文件保存到一个通常知识库并不会影响他们的文件访问或自主权。在某种意义上，你需要将这些情况告诉用户，用元数据及其他方法给文件添加可靠标记，可以使用户更容易查找和访问到想要的信息。这意味着提高自主权，而不是降低自主权。

所以，SharePoint 2013带来的首要变化是：为了从IT获得他们一直渴求的自主权，用户需要放弃一些原有的工作方式。集中管理文档、制定良好的标记流程和认可恰当的元数据术语，可以给用户创造一种能够自主决定需求的全新环境。